L’obiettivo di Salov, società internazionale leader nella produzione e commercializzazione dell’olio extra vergine di oliva operante in oltre 75 paesi, era di centralizzare l’infrastruttura ICT in Italia, definendo i processi fondanti dell’azienda: vendite, supply chain and operation, finance e control. Dopo aver implementato un unico sistema informativo centralizzato con SAP, la necessità era quella di rendere fluido, facile e veloce tutto il processo degli acquisti che SAP non riusciva a gestire. L’obiettivo era quello di ottenere un processo degli acquisti completamente paperless, che doveva essere sicuro, tracciabile, accessibile, efficiente e sostenibile. Garantire l’efficacia del processo di acquisto significa attribuire direttamente la responsabilità alle persone coinvolte. Era necessario quindi un processo virtuoso che proteggesse gli acquisti e promuovesse l’e-learning all’interno dell’organizzazione. Per supportare al meglio questa digitalizzazione, aveva bisogno di una piattaforma che fosse facile da usare, utile, veloce, compliant e integrata con il proprio sistema informativo. Una caratteristica importante era riuscire a creare un processo end-to-end con un’interfaccia unica, particolarità che includeva un portale fornitori strategico per mantenere aggiornati i documenti, le funzioni di recall/alert scadenze documenti, la gestione degli ordini e dei contratti tramite template , la gestione delle fatture d’ingresso con firma del dirigente e le distinte di pagamento.

Docsweb Digital Procurement è la practise di Docsweb progettata per rivoluzionare il processo di procurement delle aziende, integrandosi perfettamente con i sistemi informativi esistenti e guidando le imprese verso una gestione completamente digitale del ciclo Procure-to-Pay (P2P). Docsweb Digital Procurement offre una piattaforma unica per la gestione digitale delle relazioni con i fornitori, dalla qualifica, alla richiesta di offerta, fino alla gestione delle richieste di acquisto, alla conferma d’ordine, erogazione servizio o invio merce, fatturazione e approvazione ed esecuzione pagamento. Tutto ciò è possibile grazie alle varie componenti tecnologiche di Docsweb. L’integrazione nativa della firma elettronica, grazie alla piattaforma AgileSign, i BPM, document&content  manag e la conservazione digitale. Non manca la fatturazione elettronica (Fattura Semplice) e l’automazione dei processi.

Questa piattaforma è particolarmente utile per ottimizzare i processi aziendali estesi e facilitare la collaborazione fornitori esterni all’organizzazione; grazie alla funzione Smart Digital Procurement il dialogo con il fornitore può avvenire tramite la tecnologia Push Attiva (via e-mail o sms), una funzionalità diretta che aumenta la comunicazione azienda/fornitore ed rende più efficiente il processo; velocizza infatti le attività, soprattutto quelle time consuming, inviando notifiche agli stakeholder con pochi clic da compiere per accettare offerte, modificarle, firmarle e mandare avanti il processo. Il Digital Procurement segue il processo degli acquisti, dall’inizio alla fine, senza sovrapporsi all’ERP aziendale, anzi integrandosi con questi, mantenendo flessibilità e dinamicità.

La modalità push è un metodo talmente apprezzato da essere richiesta anche da stakeholder interni all’azienda (CXX) e non solo nel rapporto con i fornitori. La tecnologia  è intuitiva e non necessita di formazione, vista l’assenza di interfacce specifiche è la riduzione ad una email che tiene traccia dei passaggi necessari a portare avanti un workflow. Oltre a ciò, la soluzione di SB Italia sposa la cosiddetta multicanalità, con la possibilità di collegarsi ad un portale dove visionare tutti i passi compiuti fino a quel momento. Avere un sistema che parla con l’EPR e può seguire anche eventuali problemi con il fornitore è un vantaggio assoluto in termini di efficienza

Il progetto di digitalizzazione del processo degli acquisti è partito all’inizio del 2022 fino ai primi mesi del 2023. Da oltre 1 anno l’intero processo degli acquisti è totalmente paperless. Salov aveva bisogno di tool robusto che integrasse la firma digitale automatica, una caratteristica unica di Docsweb Digital Procurement. La possibilità di adattarla alle esigenze dell’azienda e mantenere il processo interno all’azienda sono stati fattori determinanti nella scelta di Docsweb.

I principali benefici avuti da Salov:

• processo acquisti completamente digitalizzato, sicuro e compliance alla governance aziendale
• processo paperless e sostenibile
• riduzione costi operativi connessi alla compliance, rendendo più semplici, fluidi e sicuri i processi amministrativi
• sistema di processo globale digitalizzato
• processo acquisti facile e veloce

I vantaggi offerti da Docsweb sono molteplici:

• Gestisce tutti i processi strutturati e non strutturati, non gestiti dai sistemi informativi;
• Integra nativamente Firma Elettronica (AgileSign), Fatturazione Elettronica (Fattura Semplice) e garantisce automaticamente l’invio in conservazione dei documenti nel rispetto della compliance
• Garantisce e accelera l’accesso alle informazioni (integrazione con Sistemi Informativi)
• Ottimizza i flussi di lavoro, adattandosi alle specifiche esigenze dell’organizzazione aziendale
• Aumenta la sicurezza e riduce costi operativi
• Gestisce il processo esteso (coinvolgimento attori anche esterni all’azienda)
• Rispetta la compliance, sicurezza e privacy;
• Rende i processi efficienti, veloci e monitorabili