Una azienda italiana del settore moda, fatturato di ca. 130ML e 500+ dipendenti, ha richiesto il supporto di Maxtrino per apportare innovazione nell’area amministrazione-finanza con l’obiettivo di migliorarne efficienza e accuratezza attraverso interventi di automazione della gestione documentale e dei relativi processi aziendali con focus sul ciclo passivo.

L’Amministrazione gestisce annualmente per conto di 2 Società circa 25.000 fatture passive e oltre 30.000 documenti tra DDT, OdA, RdO, … di diverse aree geografiche e lingue, ricevuti attraverso molteplici canali e caratterizzati da formati, unità di misura e valute diverse.

Il processo, impegnando 5 FTEs full time, era caratterizzato da elevata manualità e diversi flussi di lavoro in funzione di:

• tipo di documento (cartaceo, elettronico, …)
• controlli (sistema, documentali, autorizzativi, …)
• procedure contabili previste (gestione periodi, contabilità analitica, …)

Erano inoltre presenti frequentemente errori e anomalie procedurali dovute all’esigenza di reperire le informazioni necessarie da più sistemi eterogenei e non interconnessi.

Le principali criticità rilevate sono state:

• Numero elevato di sistemi IT (documentale, contabile, magazzino, …) spesso non integrati tra loro e/o diversi tra sedi dislocate sul territorio
• Numero elevato di documenti da acquisire e difficoltà interpretativa
• Numero elevato di errori di trascrizione e registrazione
• Elevata manualità e tempi medi di gestione di ca 15 minuti per documento
• Eccessivo ricorso alla stampa su carta

 

La soluzione implementata, mediante impiego massivo di algoritmi di Intelligenza Artificiale (AI) e Machine Learning (ML), permette di leggere, interpretare i documenti provenienti da diverse fonti e seguirne in maniera automatizzata le elaborazioni di processo e gestirne il workflow indipendentemente dai volumi in gioco.

Grazie a una normalizzazione dei dati secondo uno standard proprietario, la soluzione fornisce gli stessi risultati indipendentemente dal dato in ingresso e dai sistemi del cliente con cui si interfaccia.

Dal punto di vista architetturale la soluzione è caratterizzata da due principali componenti:

1. Front-End – installato nei computer degli utenti o fruibile in cloud, permette l’interazione tra operatore e sistema
2. Back-End – installato nei server aziendali, essenzialmente costituito da un database SQL e da un “agente”, servizio sempre attivo, che svolge tre funzioni principali:
   • Connessione integrata con i sistemi del cliente
   • Elaborazione in background dei documenti in ingresso
   • Interazione con il front-end per il dialogo con l’utente e la gestione del workflow di processo

La interconnessione con i sistemi informativi del Cliente è stata invece realizzata mediante web-services (Maxtrino offre diverse alternative: API, connettori, database di frontiera).

Maxtrino è stato posto al centro dei sistemi IT con una architettura di integrazione a stella, divenendo il punto centrale per il dialogo e interconnessione tra i diversi sistemi.

 

Le maggiori complessità del progetto sono riconducibili a:

• eterogeneità e molteplicità dei sistemi informativi aziendali coinvolti
• necessità di promuovere il previsto change management che implica un cambio di mentalità da parte dell’operatore per rimuovere l’abitudine di utilizzare la carta.

Dal punto di vista organizzativo la realizzazione del progetto in remoto è stato un ulteriore elemento di complessità che, tuttavia, ha inciso in maniera marginale sui tempi complessivi di realizzazione di circa 6 settimane.

 

Il cliente ha misurato i benefici in termini di:

• Efficienza
  • Tempi di registrazione medi passati da 15 a 4 min (e con maggiori controlli automatici)
  • Costi ridotti proporzionalmente, con un risparmio netto pari a oltre il 50%
• Precisione
  • Qualità delle evidenze contabili incrementata dai controlli automatici effettuati dal sistema ad ogni singolo passo
  • Coerenza degli output a parità di dati in input
• User Experience
  • Gestione documentale ‘per immagini’, che restituisce all’utente una esperienza assimilabile al contatto diretto pur eliminando completamente l’utilizzo della carta
  • Riduzione significativa della manualità delle operazioni

L’impiego di AI e ML permette inoltre alla soluzione di auto-apprendere e di fornire incrementalmente e in modo autonomo risposte sempre più precise e complete con il passare del tempo.

 

Elemento distintivo della soluzione Maxtrino è l’innovativa capacità di offrire un ‘approccio integrato’ al ciclo passivo.

Non più una pianificazione e gestione dei diversi flussi di lavoro in funzione del formato del documento (xml, pdf, …), della tipologia di acquisto (merce, servizi, …), dei controlli previsti (su applicativo, su documento, per procedura) e delle modalità di contabilizzazione (rilevazione del costo, analitica, …) ma un sistema che, con un unico flusso di processo, gestisce in maniera omogenea tutte le diverse casistiche possibili.

Un ulteriore elemento distintivo è dato dalla specifica architettura caratterizzata dalla standardizzazione degli input/output che permette di coordinare il processo di lavoro mediante scambio di flussi di dati normalizzati e omologhi.

Ciò permette di presidiare le diverse dimensioni o variabili critiche di una azienda garantendo la replicabilità e affidabilità della soluzione indipendentemente dal cliente e/o settore di applicazione o dei sistemi in uso presso di esso.