‘Bluto’ – Totem HR Service Point

La società ACinque Energia, aveva l’esigenza di implementare un sistema Hardware e Software che agevolasse le comunicazioni tra operai e ufficio HR integrato con il gestionale già in uso internamente, al fine di: 

• fornire una dotazione informatica aziendale al personale operativo in grado di connettersi con il framework di gruppo

• digitalizzare e innovare i processi aziendali dedicati al personale operativo rendendoli smart e «user friendly»
• concretizzare il programma aziendale dedicato al new way of working
• rispondere alle richieste sindacali interne

 

Funzionalità e garanzie del totem HR Service Point

Il totem multifunzioni ‘Bluto’ ha consentito di migliorare i processi di comunicazione e contatto tra le funzioni centrali e gli operai.  Si possono effettuare le seguenti operazioni:  

• stampare modulistica (cedolino paga, moduli, cambio residenza/coordinate bancarie, permesso sindacale, giustificativi assenze) 
• scansire documenti da inviare all’HR, quali permessi, certificati, moduli compilati, documenti personali  
• effettuare colloqui con l’HR 
• navigare in internet  
• accedere a corsi online 

Certificato GDPReady Privacy By Design, ‘Bluto’ è dotato di un sistema Multi-Factor Authentication.

Il sistema permette la completa gestione della stampante con cancellazione del pool di stampa non completato e il successivo logout automatico dall’interfaccia dopo 60 secondi, garantendo così l’annullamento delle operazioni e tutelando la privacy. 

Per garantire ulteriore riservatezza il Gruppo ha realizzato un “chiosco” ad hoc, una sorta di ufficio dedicato, per assicurare massima riservatezza durante l’utilizzo. 

Componenti HW utilizzate:  

• Mini PC MSI – CPU I5 – 8 GB RAM – SSD 256 
• Scanner IRIScan Desk 5  
• Webcam (Open frame) 
• Microfono + speaker 
• Lettore BADGE Elatec 
• Lettore QRCode e Barcode Newland 3051 
• Monitor Elo o Hannspree Touch 20/22” 
• Stampante Xerox B600 

 Software personalizzato installato in Cloud (AWS) o On premise. 

 

Caratteristiche, sfide e obbiettivi d’implementazione della soluzione ‘Bluto’

Durante il progetto di implementazione le sfide affrontate sono state: 

– COMPLESSITÀ: integrazione con i sistemi aziendali di gestione del personale; customizzazione; molteplicità di interlocutori con cui interfacciarsi per la realizzazione del progetto; aggiornamenti relativi ai benefit aziendali “a tempo”; gestione in sicurezza dei dati in input e output (GDPR compliance). 

– TEMPISTICHE: i tempi di implementazione sono mediamente di 30 giorni per un progetto standard, ma possono aumentare in caso di richieste più complesse. 

– ASPETTI ORGANIZZATIVI: difficoltà nell’interazione con i molteplici soggetti coinvolti nel progetto (IT, Marketing, HR…) e con le aziende che gestiscono i software di rilevamento presenze e paghe; coordinare l’attività software con la produzione hardware e la personalizzazione del prodotto. 

 

Principali benefici ottenuti dal cliente: 

• migliorare l’employee experience 
• abilitare la digital blue collar transformation 
• spingere l’innovazione 
• incrementare l’inclusione ed i servizi di welfare aziendale 
• rispetto delle normative di sicurezza e di GDPR 

Il valore aggiunto di ‘Bluto’ risiede nell’avere in un’unica soluzione l’accessibilità ai servizi HR aziendali, in completa sicurezza e annullando il gap tecnologico tra white collar e blue collar. 

La flessibilità e la personalizzazione ad hoc della piattaforma consente un costante aggiornamento dei servizi disponibili, un vero e proprio mezzo di comunicazione interno all’azienda: una soluzione digitale che genera engagement e soddisfazione dei dipendenti.