Tipologia di progetto, obiettivi e descrizione della problematica o del bisogno del cliente

Il progetto per una multinazionale nel settore della vendita porta a porta riguarda l’implementazione di una suite per la gestione del credito e dei pagamenti. La soluzione mira ad automatizzare i processi Order to Cash, dalla presa d’ordine in modalità digitale alla gestione degli incassi/crediti.

Nell’AS- IS, il contesto è caratterizzato dalla presenza di diversi strumenti: un sistema “custom” basato su AS400 (gestisce ordini, incassi e pagamenti rateali), sistemi di pagamento (home banking e circuiti di carte di credito) e di sistemi gestionali per la contabilità e riconciliazione.

Si precisa che i volumi annualmente gestiti dai 10.000 agenti della forza vendita sul territorio sono i seguenti:

• 500 mila ordini e transato pari a oltre 600€ MLN;
• 70-75% dei quali viene pagato ratealmente, con rate dai 12-24 mesi.

I metodi di pagamento previsti sono:

• Rateali (oggi girano su circuito SEPA)
• Analogici (contanti, carta di credito, bonifico bancario, bollettini postali)

All’interno dell’applicativo “custom” sono state settate regole per la valutazione del credito (e della solvibilità dei clienti finali) e per la gestione della rateazione, con la conseguente presenza di una forte componente manuale nelle attività svolte.

Tra le criticità dell’AS-IS:

• scarsa digitalizzazione
• componente manuale elevata e utilizzo di strumenti tradizionali extra sistema (telefono, mail, excel)
• tempi di latenza importanti
• scarsa adozione di strumenti di pagamento diversificati
• mancanza di intelligence ed AI per l’analisi e la valutazione del rischio solvibilità

La soluzione si propone di semplificare e automatizzare l’intero processo, riducendo la manualità e promuovendo una maggiore adozione di strumenti digitali e di pagamento.

Descrizione della soluzione tecnologica (tecnologie, architettura, ecc.)

Si configura come una piattaforma centralizzata, composta da diversi moduli:

• Document Distribution Service per la trasmissione di comunicazioni su diversi canali.
• Integration Layer per l’integrazione con sistemi esistenti, inclusa la componente bancaria.
• E- Invoicing per la gestione del processo di fatturazione elettronica, in conformità con le normative internazionali.
• E- Wallet (Stripe) per la gestione di diversi metodi di pagamento (integrazione con Home Banking e pagamenti con digital wallet, applicazioni, mobile, contactless, QR code, Payment Link).
• Chatbot assistente virtuale per operazioni e reporting interattivo.
• AI Tool per la gestione delle regole di riconciliazione degli incassi e di valutazione del credito.
• Workflow e firme elettroniche per la gestione dello stato di avanzamento della pratica.
• Masterdata per la gestione delle anagrafiche e configurazione regole specifiche per cliente

Dettaglio del progetto implementato (complessità, tempi, aspetti organizzativi, costi, ecc.)

L’implementazione del progetto si è caratterizzata per una complessità elevata, dovuta alla gestione di diversi sistemi e alla molteplicità di attori coinvolti (forza vendite, ufficio crediti, tesoreria, area commerciale e IT).

La pianificazione ha previsto un periodo di realizzazione di 6-8 mesi, durante i quali sono stati affrontati sia gli aspetti tecnici che organizzativi. In termini di costi, il progetto è stato inserito all’interno di un business case volto a ridurre i costi del sistema e a diminuire il rischio di contenziosi.

Gli aspetti organizzativi hanno visto l’adozione di un approccio agile, con sprint di analisi e sviluppo svolti in parallelo, mantenendo sempre l’utente al centro e garantendo la realizzazione di una piattaforma user-friendly che potesse rispondere a tutte le esigenze del cliente.

Principali benefici ottenuti dal cliente

• Semplificazione del processo di pagamento
• Riduzione del numero di sistemi adottati nel processo
• Fornitura, gestione e monitoraggio di diverse modalità di pagamento gestite (150 metodi di pagamento diversi)
• Soluzione multi-banca
• Drastica riduzione dei tempi di pagamento e incasso
• Tracciamento e reportistica immediata
• Semplificazione del controllo del processo di credito
• Riduzione del contenzioso
• Automazione e digitalizzazione del processo
• Intelligence ed AI per valutazione del rischio

Elementi distintivi di reale innovatività/originalità e replicabilità della soluzione

 Elemento differenziante della soluzione è l’omnicanalità che garantisce la gestione centralizzata di tutti i canali di vendita, dai digitali ai fisici, all’interno di un unico sistema integrato. Il tutto perseguendo un approccio volto a creare un’esperienza “phygital” completa per l’utente finale.

L’automazione e la compliance normativa (garantita, ad esempio, da moduli quali quelli di fatturazione elettronica e riconciliazione) sono integrate nella soluzione, rendendola una vera e propria “super app” che semplifica i processi e che garantisce la conformità alle regolamentazioni vigenti.

Il modello è replicabile e scalabile in diversi contesti e geografie, consentendo alle aziende di adattarsi alle esigenze del mercato, espandendosi su scala globale.