Tipologia di progetto, obiettivi e descrizione della problematica o del bisogno del cliente 

Il progetto nasce dall’esigenza di supportare le aziende in un’attività a basso valore aggiunto, ma che spesso crea problemi in fase di esecuzione lavoro, registrazione fatture e pagamenti, creando non pochi disagi alle aziende. L’accesso al DurcOnLine può avvenire tramite API (tramite servizi quali OpenAPI) o tramite richiesta del PDF sul sito INPS. In questo secondo caso l’operatività prevede di scaricare il documento e di verificare le scadenze del DURC ed utilizzare AI per il riconoscimento delle informazioni. Normalmente le aziende gestiscono l’aggiornamento del DURC tramite un portale fornitori sul quale il fornitore deve aggiornare il documento stesso – che tipicamente non accade – o richiedono il DURC al fornitore per poi aggiornare le informazioni in SAP, con un dispendio di tempo a zero valore aggiunto. 

Descrizione della soluzione tecnologica (tecnologie, architettura, ecc.) 

La possibilità di utilizzare le API è ovviamente una soluzione percorribile, e ottimale, quando il numero di fornitori da processare è molto alto e/o molto variabile nel tempo. Una soluzione invece con meno impatto architetturale è l’utilizzo di soluzioni di RPA e OCR per recuperare in modo automatico le informazioni sostituendosi all’operatività umana. 

Inoltre, un ulteriore beneficio è l’adozione di tecnologie RPA da poter applicare a diversi scenari applicativi (lettura ordini, comparazione di prezzi, Lettura CV). 

Dettaglio del progetto implementato (complessità, tempi, aspetti organizzativi, costi, ecc.) 

L’adozione di soluzioni di RPA permette di poter realizzare progetti agili con investimenti contenuti e con un basso impatto organizzativo.  

La soluzione proposta prevede l’utilizzo di: 

• Un’estensione su SAP S/4 (o ERP) per la gestione delle informazioni del DURC sull’anagrafica fornitore, con particolare riferimento al numero protocollo e data scadenza 
• Lo sviluppo di un job lato S/4 per attivare il processo di verifica DURC per i fornitori con scadenza DURC nel passato 
• Lo sviluppo di un workflow RPA su tecnologia SAP BTP che interagisce con il sito dell’INPS recupera il documento DURC, estrae i dati e aggiorna le informazioni su SAP S/4. 

Tipicamente il processo viene attivato in fase di controllo registrazione fattura o di approvazione di milestone. 

Principali benefici ottenuti dal cliente 

I benefici principali sono quelli legati all’automazione di lavoro a basso contenuto, potendo liberare il tempo delle persone ad attività a valore aggiunto e tenere i processi con i fornitori compatti e a bassa varianza. Inoltre, il processo di automazione è sistematico, proattivo e permette di gestire il processo reagendo on time alle situazioni. Tramite RPA il processo viene effettuato giornalmente ed è possibile allertare il fornitore della scadenza del DURC e della necessità di rinnovarlo. Inoltre, a valle del rinnovo nessun intervento umano è necessario e l’anagrafica del fornitore viene aggiornata automaticamente. 

Elementi distintivi di reale innovatività/originalità e replicabilità della soluzione 

La soluzione utilizza tecniche di AI e OCR per la lettura dei PDF e, soprattutto, utilizza tecniche di workflow avanzato per gestire il processo di automazione RPA. Per definizione il processo è altamente replicabile in tutte le industry ad alta intensità di utilizzo dei fornitori, andando sia ad instradare la necessità puntuale (controllo DURC), sia l’abilitazione a strumenti RPA per automatizzare anche altri processi, fornendo così il primo step che permette di trasformare processi manuali in processi automatici, supportando il governo di architetture eterogenee.